LA NECESIDAD DE TENER EL CONTROL DE TODO LO QUE ME SIENTO RESPONSABLE
Cuando buscamos aprovechar más el tiempo, en lo primero que deberíamos pensar es en delegar. Esta actividad es una de las opciones más idóneas que tenemos para optimizar la gestión de nuestro tiempo y de nuestro talento como líderes.
Según la Real Academia Española, Delegar significa: Dar la jurisdicción que tiene por su dignidad u oficio a otra, para que haga sus veces o para conferirle su representación.
La mayoría de los directivos y las directivas somos conscientes de que necesitamos delegar, lo que no siempre es sencillo. Son muchas las creencias que lo pueden dificultar: “Si se lo tengo que explicar… acabo antes si lo hago yo”, “Si sabe tanto como yo, me quitará el puesto”, “necesito tener el control de todo lo que me siento responsable”, “nadie lo hace como a mí me gusta, soy muy meticuloso”, “me sabe mal cargarlos, ya llevan bastante”, “pensarán que no valgo, que no soy responsable, que me aprovecho de mi cargo”, “si alguna vez he delegado, he tenido el doble de trabajo, repasando y corrigiendo lo que han hecho”, etc.
En el fondo desconocemos el valor que aporta a la organización que sepamos delegar correctamente. Ignoramos que al delegar generamos armonía y buen clima laboral, incrementamos el rendimiento global y el desarrollo personal y profesional de todo el equipo de colaboradores.
De una manera más clara, Delegar es confiar "responsabilidades" a nuestros colaboradores, es darles facultades para hacer cosas que están dentro de nuestra área de influencia, eso sí, dentro de un ámbito determinado y con arreglo a determinados criterios fijados de antemano.
Delegar es confiar "responsabilidades"
Lo que pasa es que muchas veces se piensa que delegar es dejar de hacer nuestro trabajo, cuando la realidad es que delegar forma parte de nuestro trabajo. Al hacerlo, nos quitamos de encima tareas, más o menos rutinarias, que no es imprescindible que las realicemos. Al hacerlo, podemos dedicarle tiempo suficiente a las tareas que sólo podemos realizar nosotros y no se pueden delegar, tales como planear e innovar.
El directivo que no practica la delegación, que quiere "hacer" o solucionarlo todo por sí mismo, además de sufrir estrés, nunca podrá esperar dirigir proyectos de mayor nivel e importancia porque estará sumido en un profundo activismo sin sentido. Por eso, la delegación es indispensable para el ejercicio de una dirección eficaz.
“La delegación efectiva representa tal vez el mejor indicador de la administración efectiva, simplemente porque es fundamental para el crecimiento personal y organizacional”.
La principal razón por la que el directivo ha de delegar es porque actualmente no es posible que una única persona asuma el peso de todas las decisiones que han de tomarse dentro de la empresa. No solo hemos de hacer las tareas que nos permitan alcanzar nuestros objetivos, sino también aquellas que nos den un alto rendimiento. No olvidemos la ley de Pareto o ley del 80/20, el 20% del tiempo empleado produce el 80% de los resultados y el 80 % del tiempo produce solo el 20% de los resultados. Centrémonos en el 20% de las tareas que nos producirán el 80% de los resultados. Es decir, centrémonos en las acciones estratégicas. La función directiva implica gestionar la complejidad, y desde la humildad, el respeto y la responsabilidad el directivo elegirá focalizarse en lo importante, delegando todo lo que sea posible en sus colaboradores.
Por qué NO delegamos
Cuestión de ego
No hay suficiente tiempo
Perder el Control
No tener el crédito ni el reconocimiento.
Perder tareas que disfrutas
Creer que tú puedes hacerlo mejor
Miedo
No hay confianza en los miembros del equipo
Ahora bien, identifiquemos algunas ventajas que se derivan de la delegación:
Ventajas para quien delega
Le aligera de trabajo, le descarga de los trabajos rutinarios y, en consecuencia, le permite dedicarse a tareas más estratégicas.
Le proporciona un conocimiento de la capacidad real de sus colaboradores.
Le permite capacitar al colaborador para continuar el trabajo durante la ausencia del directivo.
Le ayuda a desarrollar las capacidades y cualidades de liderazgo.
Disminuye la presión del trabajo.
Ventajas para quien asume el compromiso
Permite desarrollar habilidades y conocimientos. Los propietarios/directivos que privan a sus empleados de la oportunidad de mejorar sus habilidades y asumir mayores responsabilidades fallan en la delegación efectiva.
Los empleados para adquirir nuevos aprendizajes y experiencias pueden dejar la empresa para tener más retos y un ambiente que los apoye para conseguirlos. Esto sucede con las personas que tienen más talento, precisamente aquéllas de las que la empresa no quiere prescindir.
Aumenta la motivación.
Fomenta la iniciativa, la competencia y su sentido de la responsabilidad.
Aumenta la satisfacción en el trabajo.
Desarrolla la autoconfianza.
Ventajas para la empresa
Maximiza la productividad. La delegación provee de un ambiente adecuado para que los empleados aporten nuevas ideas a favor del mejoramiento del flujo de ideas.
Aumenta la velocidad y efectividad de las decisiones.
Aumenta la formación de los empleados en beneficio de la promoción o rotación de responsabilidades. Una delegación efectiva capacita a varias personas en el desarrollo de las mismas tareas. Como resultado, cuando alguien se encuentra ausente, varios trabajadores estarán familiarizados con las acciones.
Es importante contar con reglas de juego de toda delegación, considerando lo siguiente:
1. Definir claramente el ámbito de la delegación y los objetivos a alcanzar debidamente cuantificados.
2. Recoger la aceptación del delegado que asume el compromiso de lograr los objetivos propuestos.
3. Disponer de un sistema de información que nos señale el progreso y resultados de la delegación confiada.
4. Establecer el oportuno sistema de control que nos permita evaluar al final del proceso los resultados obtenidos, así como los criterios con que se va a efectuar la evaluación.
5. Asegurarse de que el delegado tiene la competencia suficiente para llevar a cabo adelante el proyecto encomendado. La delegación tiene un proceso de "elegir" bien, "adiestrar" adecuadamente y "evaluar" periódicamente. De ahí que la delegación sea un poderoso medio de perfeccionamiento de colaboradores.
6. Disponer de tiempo suficiente para la realización del objetivo fijado.
7. No olvidar que la responsabilidad final no es delegable y será siempre del jefe.
Si aún no estás convencido en delegar, prepara el camino mentalizando lo siguiente:
La delegación exige un esfuerzo sostenido, un dominio de sí mismo, y una cierta madurez personal y profesional para renunciar a ciertas tareas que a uno le gusta hacer por sí mismo y aceptar ciertos errores de los demás.
El directivo debe comprender que el mejor camino que tiene para adiestrar a sus colaboradores es enseñándoles a través de sus propios errores. Dándoles confianza asumirán nuevos riesgos y estaremos contribuyendo a elevar el nivel de los profesionales de nuestra empresa.
Para ello, es necesario considerar el perfil de las personas que reúnen mejores condiciones para una delegación:
1. Quien tenga un conocimiento suficiente de los hechos objeto de la delegación (quien sepa).
2. Quien tenga la competencia profesional precisa y tenga tiempo para poderla llevar a cabo (quien pueda).
3. Quien tenga la motivación suficiente para asumir la delegación o esté demandando mayores iniciativas (quien quiera).
Ahora bien, identifiquemos aquello qué hay que delegar:
1. Actividades que entran en el campo de trabajo del colaborador y en su capacidad. Hay tareas que por su proximidad al trabajo ordinario de un miembro de nuestro equipo se la otorgamos confiando que tiene los conocimientos para desarrollarlas eficazmente.
2. Actividades que por su especialización conoce bien al colaborador. Es obvio que, si dentro de nuestro equipo tenemos a un especialista en el ejercicio de una tarea, la deleguemos en él cuando tengamos necesidad.
3. Aquellas actividades que por su urgencia requieren de una decisión rápida lo más cerca posible del destino. Es el típico caso de un vendedor que ocasionalmente tiene que efectuar descuentos en sus ventas. Una forma de evitar que nos llame para determinar el tipo de descuento es facultarle hasta un límite para que él mismo los realice.
4. Actividades que pueden ahorrar tiempo o alargan injustificadamente la jornada del directivo.
5. Tareas que el directivo no tiene por qué realizar personalmente, funciones que impiden realizar los principales objetivos del directivo deberán ser delegadas en los colaboradores.